Como está a sua comunicação?

Na conhecida brincadeira do “Telefone sem fio”, não basta fazer com que a mensagem chegue rapidamente até o último participante. É preciso que o conteúdo da mensagem chegue corretamente.

De forma semelhante, uma equipe organizacional pode ter as habilidades técnicas adequadas e as ferramentas necessárias para resolver os problemas, mas se não souber se comunicar de forma precisa, a fim de transmitir a mensagem corretamente a todos os envolvidos, o esforço da equipe pode se transformar em frustração e desânimo. O que era para ser uma solução pode se tornar um problema.

No entanto, e infelizmente, algumas pessoas nunca aprenderam a se comunicar.

Comunicar quer dizer “tornar comum, partilhar algo”. Significa que, para que exista comunicação, é necessário que exista uma troca, onde algo será compartilhado por um emissor, que enviará a mensagem, e um receptor que a acolherá, tendo como objetivo principal tornar comum as informações.

Falhas no sistema de comunicação em uma organização são encontradas constantemente, e geralmente causam problemas entre as pessoas.

A grande maioria dos problemas de comunicação ocorrem, porque indivíduos diferentes podem interpretar a mesma mensagem de maneiras diferentes, dependendo de suas experiências anteriores.  Para melhorar a comunicação, é essencial melhorar suas mensagens e procurar compreender o que as pessoas estão tentando transmitir.

Para tanto, é importante pensar que o sistema de troca de informações no dia a dia, seja ele escrito ou falado, pode ser afetado por diversos fatores, intrínsecos ou extrínsecos às pessoas envolvidas no processo.

FATORES EXTERNOS: São fatores do ambiente, externos ao emissor da mensagem

Ao comunicar-se, as pessoas devem dar atenção constante a alguns pontos.

É de extrema importância acompanhar o percurso da mensagem enviada supondo que esta mensagem possa ter sido mal transmitida. Em caso do uso de painéis de aviso, ou qualquer outra forma de comunicação não verbal, o emissor deve certificar-se de que a mensagem chegou a quem e como desejava.

O uso do Feedback por parte do receptor possibilita que o comunicador determine se a mensagem foi recebida e se produziu alguma resposta. Neste ponto, algumas afirmações rotineiras como “Ok, pode contar comigo” ou “Não compreendi bem como será realizada tal atividade” podem não apenas facilitar o processo de comunicação, como podem melhorar a relação interpessoal no trabalho.

Desenvolver empatia ajuda na comunicação! A empatia é a capacidade que temos de nos colocar no lugar de outras pessoas e de assumirmos os pontos de vista e as emoções dessa pessoa por alguns instantes. Este é um ponto essencial para o funcionamento dos dois pontos citados anteriormente.

Esperar a oportunidade certa para o anúncio das principais mensagens pode evitar as distorções e o juízo de valor.

Sempre que possível simplificar a mensagem ao máximo para que cada mensagem transmitida faça sentido para o receptor. Palavras difíceis, gírias ou jargões que dificultam a comunicação, devem ser banidos. Mas gestos, símbolos e outras sinalizações podem auxiliar as palavras faladas.

Evitar os “Boatos” e “falatórios” de corredor ou refeitório limpam a comunicação.

FATORES INTERNOS: Fatores como experiências de vida, nossa percepção de mundo e temperamento.

Experiências de vida

Todas as pessoas usam sua experiência de vida para se definir, uma vez que possuem a capacidade de “experienciar” situações e relacionamentos diferentes.

Desde criança, cada ser humano acaba por ser guiado, não pelo caráter agradável ou desagradável de suas experiências e comportamentos, mas pela promessa de afeição, aceitação e relacionamento interpessoal que elas propiciam. Assim, sempre que uma pessoa era aceita por um grupo de colegas da escola, por exemplo, o resultado interno construído era positivo, sendo o contrário também verdadeiro.

Cada relacionamento cultivado ou interrompido, cada livro lido, cada cidade conhecida, cada conquista ou fracasso, tem significativa importância na maneira em que uma pessoa desenvolve suas aptidões no trabalho, sendo que sua escolha para uma determinada função também influenciada por sua história.

Toda pessoa se relaciona e se comunica de acordo com os padrões construídos ao longo de sua vida.

Percepção de Mundo

A percepção é uma atividade psíquica que busca dar significado às coisas que conhecemos. Ela é um processo complexo, que envolve a participação de diferentes experiências sensoriais. A percepção nos permite atribuir significados às coisas e às pessoas.

O processo perceptivo apresenta algumas tendências à organização. Uma delas é a chamada seletividade perceptiva. O organismo tende a selecionar apenas alguns estímulos, entre os inúmeros dados fornecidos a ele pelo ambiente físico e social.

Cada pessoa tende a elaborar suas percepções de forma a destacar alguns elementos como principais, ou mais importantes. Estes aparecem, sob a forma de figuras bem definidas e que se destacam dos demais elementos. Os demais elementos que compõem o campo perceptivo passam a exercer como que uma função secundária e são chamados de fundo.

Uma vez estabelecidas, as percepções tendem a se tornar muito mais estáveis, como paradigmas e verdades absolutas, passando por um processo chamado de cristalização. A partir dele, a conduta do indivíduo perde sua flexibilidade e este passa a agir de forma cada vez mais repetitiva e padronizada. É a partir deste processo que podemos reconhecer e caracterizar estilos mais ou menos permanentes de conduta.

Temperamento

Por que as pessoas reagem de formas tão diferente mediante as mesmas situações que são apresentadas no dia a dia?

O que os nossos comportamentos dizem sobre o nosso perfil pessoal e profissional?

De acordo com o Teste de Perfil DISC, criado pelo Dr. William Moulton Marston, em 1928, as pessoas são separadas em 4 Tipos de Temperamentos:

DISC: Dominante, Influente, Stable (Estável) e Cauteloso.

Normalmente, para uma pessoa com o perfil Dominante, é importante que o ambiente tenha muitas atividades novas e variadas, oportunidades de promoção, que auxilie nas realizações pessoais, que dê liberdade dos controles e da supervisão.

Já a pessoa com perfil Influente, precisa de um espaço onde possam se expressar, que tenha um relacionamento democrático entre os presentes, condições de trabalho favoráveis, treinamento e aconselhamento, liberdade de controle e detalhes, onde receba reconhecimento público de suas habilidades e oportunidades de verbalizar respostas.

A pessoa com o perfil Stable (Estável), precisa de rotinas previsíveis, apreciação sincera, identificação com o grupo, conflito mínimo, procedimentos de operações padrões, que o trabalho interfira o mínimo na vida familiar, ser condicionado antes de alguma mudança, ter um retorno de como os esforços pessoais contribuem para os esforços do grupo, precisa receber incentivo criativo e conhecer as diretrizes das tarefas.

E por fim, uma pessoa com o perfil Cauteloso, prefere ambientes mais profissionais e reservados, onde tenha oportunidades de demonstrar especialidades, locais em que possa fazer perguntas, que valorize a qualidade e a precisão, onde receba feedback específico de desempenho, além de saber as descrições exatas do trabalho e os objetivos do desempenho, aprender a desenvolver tolerância a conflitos e respeitar o valor de cada pessoa e suas realizações.

É importante saber que o DISC não mede nem avalia os níveis de inteligência, honestidade, caráter e personalidade, mas mensura os tipos de comportamentos mais predominantes em cada tipo de Temperamento.

Para descobrir mais sobre cada temperamento (como pontos fortes e pontos de melhoria, por exemplo), leia nosso artigo: Como o Nosso Tipo de Temperamento Influencia nas Nossas Atitudes?