A Arte de Passar o Bastão e o Gerenciamento de Processos
Provavelmente, você já deve ter ouvido falar ou até mesmo, já deve ter assistido a uma prova de corrida de revezamento.
A corrida de revezamento, é dividida em quatro etapas de 100 ou 400 metros, onde cada equipe de atletas – formada por 4 corredores – ocupa uma raia da pista de atletismo.
Se algum atleta sair da raia, pode ser desclassificado.
Ao final de cada percurso, há uma área de 20m destinada à passagem do bastão. Este é o ponto crucial da prova, que dá origem ao nome como popularmente é conhecida a “Corrida de Bastão”.
A equipe vencedora é a que completar o ciclo da prova em menos tempo.
Para que a prova seja concluída com sucesso e a equipe conquiste o lugar mais alto do pódio, é necessário muito treinamento, não só de forma individual, mas também em equipe.
Isso significa, não apenas preparo técnico de cada integrante, mas muita sintonia entre o time para alcançar o resultado esperado!
Caso um dos atletas não for tão rápido na sua vez de correr, irá atrasar o próximo, ou se um integrante do time deixar cair o bastão no chão, a equipe toda perde a prova.
Mas o que uma corrida de revezamento pode nos ensinar sobre o gerenciamento de processos industriais?
Da mesma forma que a “Corrida de Bastão”, tem etapas que precisam de muito conhecimento, habilidade e, principalmente, muita vontade e sintonia da equipe para que ela seja executada com sucesso o Gerenciamento de Processos na área industrial também exige de cada integrante do “time” Novos Conhecimentos, Novas Habilidades e Novas Atitudes para alcançar os resultados desejados (Metas).
Mas afinal de contas,
O que é o Gerenciamento de Processos?
Primeiramente, o Gerenciamento de Processos ou Gestão de Processos, é o aprimoramento dos fluxos de trabalho da empresa, a fim de tonar as atividades mais eficientes, reduzindo perdas e desperdícios e melhorando o retorno financeiro.
Para que isso ocorra, é preciso identificar as etapas dos processos, entender como eles funcionam, quais são suas principais ineficiências para então, propor as melhores ações para que o desempenho seja cada vez melhor.
Quais são as etapas de implantação de uma boa Gestão de Processos?
1. Mapeamento de Informações:
Nessa primeira etapa, todas as informações relevantes em relação ao funcionamento dos processos, devem ser coletadas, a fim de determinar o que agrega ou não valor ao processo.
Para saber se os processos da sua empresa estão sendo bem gerenciados, algumas perguntas devem ser respondidas:
No processo, os recursos que precisam ser transformados, na saída para os clientes, são pessoas, informações, materiais, serviços ou produtos?
Como a equipe avalia as instalações, equipamentos, ferramentas e recursos humanos do seu processo?
Como funciona o processo de transformação?
Como a equipe avalia a qualidade e produtividade do seu produto ou serviço?
Definir os Subprocessos que fazem parte do processo mapeado;
Identificar as Saídas;
Identificar as Entradas;
Declaração de propósito para o processo;
Responsável ou dono do processo;
Definir o início e o fim do processo;
Defina as fronteiras do processo.
Validar o processo com o patrocinador e outros stakeholders (qualquer pessoa ou organização que tenha interesse, ou seja afetado pelo projeto ou envolvidos no projeto).
Estão escritos a Descrição do Processo (DP), as Especificações Técnicas (ET) dos insumos e as Instruções de Trabalho (IT) de cada etapa ou equipamento crítico utilizado em seu processo?
Quais são as metas de trabalho em seu processo?
2. Modelagem dos Fluxos:
Agora, por meio dos dados coletados anteriormente, começa-se a desenhar o caminho que cada setor irá percorrer.
Por exemplo, quando falamos dos processos produtivos, é necessário conhecer o macrofluxo, desde a entrada da matéria-prima até a chegada ao consumidor final.
Agora, basta fazer a mesma coisa para cada processo conhecer as informações, que na visão com Foco DO Cliente, chamamos de “exigências” do cliente (cliente – fornecedor interno), e que determinará se o “bastão” está sendo passado corretamente ou não…
Assim como na “Corrida de Bastão”, no gerenciamento por processos, trabalhamos em equipe, sendo um processo fornecedor para o cliente do processo seguinte. Basta que uma informação não esteja clara entre as áreas os processos para que todo o “time” seja prejudicado… e as metas não atingidas…
3. Pontos de Melhoria:
Após o mapeamento de informações e a modelagem dos fluxos, fica mais simples identificar possíveis pontos de melhoria.
Esses pontos podem estar relacionados a: desperdício, falhas que geram ineficiências, etapas que não geram valor agregado, entre outros.
4. Implantação de Melhorias:
Com todos os dados em mãos, chegou a hora de implantar processos mais eficientes.
Porém, não basta ter processos mais eficientes. É necessário conscientizar e capacitar os colaboradores acerca das melhorias.
Melhorias implantadas... e agora?
Agora vem a parte de monitoramento.
Isso porque, na busca pela melhoria contínua, o monitoramento de projetos, processos e afins é extremamente importante para que, se necessário for, ajustes e melhorias sejam feitas.
Esse monitoramento pode ser feito por meio de indicadores que mostrem se o tempo de execução está de acordo com a demanda, se há um alto índice de retrabalho, indicadores de custos, além de treinamentos para o melhor entendimentos das equipes em relação aos processos
Lembrando que os Indicadores-chave de Desempenho (KPI’s) devem seguir a lógica SMART
- (S) Específico: segue uma lógica clara e objetiva
- (M) Mensurável: quantitativo ou qualitativo
- (A) Alcançável: deve estar ao alcance dos executores do processo
- (R) Relevante: relevante não apenas para o executor das tarefas ligadas ao indicador, mas também para a estratégia da organização;
- (T) Tempo: Deve ser medido em um tempo determinado previamente.
Mas o que são os Indicadores-Chave de Desempenho?
Os Indicadores-Chave de desempenho (em inglês Key Performance Indicators KPI’s), são ferramentas de gestão para a medir e monitorar e o nível de desempenho e, consequentemente, o sucesso de uma organização ou de um determinado processo, focando no “como” e indicando quão bem os processos da empresa estão permitindo que seus objetivos sejam alcançados.
Eles são como “veículos de comunicação”, pois permitem que as lideranças de uma organização conheçam os GAP’s existentes, ou seja, as oportunidades de melhoria entre os resultados atuais em relação aos resultados desejados (metas).
Para Gerenciar (Controlar) é preciso Monitorar, Para Monitorar é preciso Medir, para Medir é preciso Conhecer!
Portanto, é fundamental que toda a equipe conheça quão eficiente é o processo, e como está seu desempenho ao longo de um período determinado, como semana, mês ou ano, em relação ao desempenho desejado.
Por fim, na analogia da “corrida de bastão” os KPI’s vão dizer se algum “corredor” (Processo) precisa ir mais rápido, ou cumprir algum requisito específico para que a passagem do bastão ao próximo “corredor” seja mais eficiente e assertiva para que toda a equipe (empresa) conquiste o lugar mais alto no “podium” do mercado competitivo.
Quer saber mais sobre os Indicadores-chave de Desempenho (KPI’s)?
Fique atento às próximas publicações.
Boa leitura e até a próxima!
